Perseguint l’eficiència.

Perseguint l'eficiència.

Perseguint l’eficiència.

(Leer el artículo en castellano)

Sovint l’únic motiu per mantenir un determinat procediment en la gestió empresarial és la tradició.

“Com sempre s’ha fet així no hi ha motiu per canviar”.

Doncs quina ximpleria!

Amb el que han canviat les coses en els darrers anys sembla un argument de molt poc pes.

Recentment vaig preguntar a un client el motiu pel qual mantenia un arxiu físic de factures rebudes triplicat:

Un per registre d’IVA ordenat per data i número de factura,

Un altre per proveïdor i data

I el tercer ¡Per arxiu!

¿El motiu?

Sempre s’ha fet així!

El segon i tercer arxiu els va posar en marxa la primera generació, fa 70 anys tenia molt sentit.

En instaurar-se el IVA (1986) es va iniciar el llibre registre d’aquest impost. Sembla que a ningú se li va ocórrer adaptar “l’arxiu”.

A les pimes la informàtica va arribar precisament a partir de l’IVA. Sobre 1990 pràcticament totes disposaven ja d’un PC per la seva gestió.

Avui, més de 20 anys després podem afirmar que la gestió informatitzada és el més habitual.

Tots disposem de programari de gestió capaç de reduir el temps dedicat a l’arxiu físic de documents. De fet, l’arxiu físic ha perdut la seva funció de gestió i únicament té utilitat com a comprovant o justificant material d’un fet històric. El normal és que un cop arxivat no torni a consultar-se i després de 5 o 6 anys acabi a les escombraries.

És evident que mantenir avui tres arxius físics de factures no cal, i resulta clarament ineficient.

Mantenen a la seva empresa procediments anacrònics?

Probablement sí, segurament no tan evidents com l’exemple, però cal detectar-los i corregir-los. D’aquesta manera serem més eficients i en conseqüència més competitius.

Periòdicament cal comprovar quins processos són eficients i quins no.

 

Cordialment

Raimon

Darrera revisió: 24 de juny de 2013

Si aquest article li ha semblat interessant, si us plau, comparteixi amb els seus amics. Per això pot utilitzar qualsevol de les xarxes proposades a continuació.

Moltes gràcies!

Print Friendly, PDF & Email