Persiguiendo la eficiencia.

Persiguiendo la eficiencia.

(Llegir l’article en català) 

A menudo el único motivo para mantener un determinado procedimiento en la gestión empresarial es la tradición.

Con lo que han cambiado las cosas en los últimos años parece un argumento de muy poco peso.

Recientemente se me ocurrió preguntar a un cliente el motivo por el cual mantenía un archivo físico de facturas recibidas triplicado:

Uno para registro de IVA ordenado por fecha y número de factura,

Otro por proveedor y fecha

Y el tercero ¡Para archivo!

¿El motivo?

¡Siempre se ha hecho así!

El segundo y tercer archivo los puso en marcha la primera generación, hace 70 años tenía mucho sentido.

Al instaurarse el IVA (1986) se inició el libro registro de este impuesto. Parece que a nadie se le ocurrió adaptar el “archivo”.

En las pymes la informática llegó precisamente a partir del IVA. Sobre 1990 prácticamente todas disponían ya de un PC para su gestión.

Hoy, más de 20 años después podemos afirmar que la gestión informatizada es lo más habitual.

Todos disponemos de software de gestión capaz de reducir el tiempo dedicado al archivo físico de documentos. De hecho, el archivo físico ha perdido su función de gestión y únicamente tiene utilidad como comprobante o justificante material de un hecho histórico. Lo normal es que una vez archivado no vuelva a consultarse y tras 5 o 6 años acabe en la basura.

Es evidente que mantener hoy tres archivos físicos de facturas no es necesario, y resulta claramente ineficiente.

¿Mantienen en su empresa procedimientos anacrónicos?

Probablemente sí,  seguramente no tan evidentes como el ejemplo,  pero es necesario detectarlos y corregirlos. De esta manera seremos más eficientes y en consecuencia más competitivos.

Saludos

Raimon

Última revisión: 24 de junio de 2013

Si este artículo le ha parecido interesante, por favor, compártalo con sus amigos. Para ello puede utilizar cualquiera de las redes propuestas a continuación.

¡Muchas gracias!